Hoe een scherpe opdrachtomschrijving je tijd bespaart én de juiste kandidaat oplevert

Een goede start bepaalt de match

Een scherpe opdrachtomschrijving lijkt misschien een formaliteit. Maar in de praktijk bepaalt het vaak of je snel de juiste kandidaat vindt of eindeloos blijft zoeken. Hoe beter je omschrijving, hoe makkelijker je al vroeg kandidaten kunt filteren die niet voldoen aan de eisen. Dat scheelt tijd, vergroot je succeskans én maakt dat de juiste kandidaat sneller “ja” zegt.

Want stel dat je de juiste professional wél weet te bereiken. Dan is het cruciaal dat je deze ook enthousiast krijgt om daadwerkelijk te solliciteren. De kwaliteit van je opdrachtomschrijving kan hier doorslaggevend in zijn.

Voor kandidaten is een goede omschrijving onmisbaar: ze kunnen beter inschatten of er een match is, begrijpen je verwachtingen en schrijven een overtuigende motivatiebrief. In de praktijk horen wij regelmatig dat het verschil tussen een vage en een scherpe opdrachtomschrijving bepalend is voor hoe makkelijk een kandidaat zich goed kan positioneren.

Daarom: adviezen die je helpen om inhoud en taal op orde te krijgen.

Adviezen voor de inhoud van je opdrachtomschrijving

Wees concreet en specifiek

Dus niet enkel “je gaat strategie doen”, maar zeg: “je gaat een klantreis opstellen” of “je ontwikkelt een contentstrategie.” Hoe concreter je bent, hoe beter kandidaten zichzelf herkennen in de opdracht en hoe sneller ze weten of ze geschikt zijn.

Wees duidelijk over je invulling van de woorden communicatie en marketing

Binnen marketing en communicatie bestaan veel verschillende rollen. Er zijn marketinggerichte professionals, communicatiegerichte professionals en mensen die een mix van beide hebben. Bovendien worden dezelfde functietitels bij verschillende bedrijven anders ingevuld. Een rol met exact dezelfde taken kan bij het ene bedrijf een marketingtitel hebben en bij het andere een communicatietitel. Maak dus altijd concreet welke taken centraal staan en hoe jij de rol definieert.

Benoem de verdeling tussen uitvoeren en strategisch bezig zijn

Een mix van beide is vaak niet duidelijk genoeg. Benoem daarom expliciet de verhouding, bijvoorbeeld: 30 procent strategie en 70 procent uitvoering. Tegelijkertijd: het is niet altijd mogelijk dit exact te kwantificeren. Waar mogelijk helpt het wel om cijfers te geven, maar ook zonder percentages kun je meer duidelijkheid scheppen door te beschrijven of de nadruk vooral op strategie of juist op uitvoering ligt. Elke extra helderheid helpt verwachtingen beter managen.

Benoem deliverables en KPI’s

Wat moet iemand concreet opleveren? Bijvoorbeeld een communicatieplan, een reeks campagnes of een dashboard. Geef ook aan waarop het werk straks geëvalueerd wordt. Dit geeft duidelijkheid en helpt kandidaten te beoordelen of ze de juiste match zijn.

Benoem tools

Door tools en systemen te noemen, geef je een veel concreter beeld van de dagelijkse werkzaamheden. Denk aan HubSpot, Salesforce, Google Analytics of Adobe Creative Suite. Voor kandidaten is dit vaak doorslaggevend: ze kunnen veel sneller beoordelen of ze voldoen aan de eisen en direct zien of hun ervaring aansluit.

Gebruik vaktermen waar dat efficiënt is

We geloven in eenvoud, maar soms communiceren vaktermen iets dat je niet makkelijk zonder kunt uitleggen. Denk aan termen zoals “customer journey mapping,” “thought leadership,” of “brand positioning.” Zulke woorden zijn abstract en lastig te vervangen, maar geven de juiste doelgroep direct een helder beeld. Gebruik ze functioneel, zodat je snel duidelijk maakt welke kennis of ervaring vereist is.

Benoem team samenstelling en werkwijze

Tussen bedrijven bestaan grote verschillen in hoe teams werken en zijn opgebouwd. Benoem daarom de organisatiestructuur, teamomvang en de rollen waar iemand mee gaat samenwerken. Bijvoorbeeld: agile werken of juist heel zelfstandig opereren. Voor kandidaten is dit vaak bepalend voor hun klik met een bedrijf, omdat zij willen weten hoe de samenwerking er in de praktijk uitziet.

Benoem eigenschappen alleen als ze echt specifiek zijn

Eigenschappen als ondernemend of proactief voegen vaak weinig toe, omdat vrijwel niemand zichzelf níet zo zou omschrijven. Tip: gebruik de test: kan deze eigenschap bij elke rol binnen mijn team passen? Als het antwoord ja is, dan is het waarschijnlijk te algemeen en voegt het weinig toe. Alleen eigenschappen die écht onderscheidend zijn voor deze functie verdienen een plek in de omschrijving.

Benoem een missie

Sommige professionals zijn sterk missiegedreven. Heeft je project een maatschappelijk component of een duidelijk doel dat veel impact maakt? Benoem dit als apart kopje. Het kan net dat extra stukje motivatie geven waardoor de juiste kandidaat enthousiast wordt.

Adviezen voor de taal en schrijfstijl

Maak de opdrachtomschrijving kort en scanbaar

Gebruik duidelijke tussenkopjes en bulletpoints. Denk aan kopjes zoals Waarom deze opdracht, Wat ga je doen, Deliverables, Team en werkwijze. Dat zijn goede voorbeelden van hoe je structuur geeft. Geef bulletpoints ook voldoende aandacht: een lange, intimiderende lap tekst kan vaak veel beter als opsomming. Zo wordt de tekst meteen veel scanbaarder en prettiger om te lezen.

Hou alinea’s kort en tot the point, voorkom overlap

Zorg dat elke alinea één boodschap bevat. Alle onderdelen moeten hun eigen plek hebben en niet afdwalen naar zaken die elders thuishoren. Voorkom ook dat boodschappen dubbel terugkomen. Een duidelijke, logische opbouw maakt de tekst veel sterker.

Kill your darlings

Denk je klaar te zijn? Begin dan met een redigeerronde en stel jezelf vragen zoals: Waar kan het korter? Wat is dubbel? Wat communiceert eigenlijk niks? Wat valt buiten de hoofdfocus? Hardop nadenken helpt om de tekst echt terug te brengen tot de kern.

Zorg voor afstemming tussen schrijver en beslisser

Zorg dat degene die de tekst opstelt en degene die de uiteindelijke beslissing neemt goed op elkaar zijn afgestemd. Anders ontstaat er intern ruis en loop je het risico dat er een groot verschil ontstaat tussen wat de kandidaat verwacht en wat de persoon die het sollicitatiegesprek voert en de beslissing neemt in gedachten heeft.

Pas de schrijfstijl aan op de kandidaat die je zoekt

Kijk niet alleen naar de inhoud, maar ook naar de stijl van de tekst. Zoek je een creatieve geest met een vlotte pen? Dan werkt een lange, droge tekst averechts. Zoek je juist een data-analist die excelleert in details? Dan kan een gestructureerde en uitgebreide opdrachtomschrijving met veel precisie juist de juiste toon zetten. De stijl moet passen bij het type persoon dat je zoekt.

Afsluitend: verplaats je in de kandidaat

Kandidaten steken veel tijd in het personaliseren van hun CV en motivatiebrief. Doe jij dat als opdrachtgever ook?

Plaats je in de schoenen van de sollicitant. Vraag jezelf af: Wat moet iemand weten om te beoordelen of hij of zij écht een match is met deze opdracht? Hoe beter jij die informatie geeft, hoe groter de kans op de juiste match én een vliegende start.